Ostuarvet on võimalik lisada, valides programmi menüüst Arveldamine > Ostuarved > Lisa ostuarve. Uut ostuarvet on võimalik lisada ka kiirvaliku alt vajutades Lisa ostuarve. Juba lisatud ostuarvet on võimalik avada, vajutades ostuarvete nimekirjas ostuarve nimetuse peale.
Avanenud aknas on näha:
Üldandmed all:
• Arve number – kohustuslik väli, mille leiate saadud arvelt.
• Arve kuupäev – kohustuslik väli. Arve kuupäevaks lisatakse automaatselt sisestamise kuupäev, kuid vajadusel saab seda muuta. Muutes arve kuupäeva, muutuvad automaatselt ka käibe tekkimise kuupäev ja tähtaeg/päevades samaks kuupäevaks.
• Käibe tekkimise kuupäev – kohustuslik väli. Automaatselt lisatakse arve kuupäeva number, kuid vajadusel saab seda muuta.
• Tähtaeg/päevades – kohustuslik väli. Saab sisestada ostuarve maksetähtaja kuupäevades või päevade arvu, teise lahtri väärtuse arvutab programm automaatselt.
• Brutosumma – kohustuslik väli. Ostuarve on võimalik salvestada lahtrit täitmata, kuid arve kinnitamiseks on see vaja käsitsi lisada.
• Valuuta – tehingus kasutatav valuuta. Pärast valuuta valikut tekib juurde rida „Valuutakurss“ ja Brutosumma EUR. Valuutakursi real on näha valuutakurss ja kuupäev, mis seisuga valuutakurss Euroopa keskpangast võetakse. Vajadusel saab valuutakurssi muuta, selleks on vaja kustutada automaatselt pakutud kurss ning sisestada vajalik kurss. Sellisel juhul kaob kuupäev ära. Brutosumma EUR real on näha summa eurodes (ei ole muudetav). (Valuutasid saab aktiveerida seadistuse moodulis „Aktiivsed valuutad“ alammoodulis)
• Kohustuse/Nõude konto: Positiivse summaga ehk ostuarve puhul kasutatakse 2310 Võlad tarnijatele kontot. Negatiivse summaga ehk kreeditostuarve puhul kasutatakse 1340 Muud lühiajalised nõuded kontot.
• Märgi makstuks – märgitakse, kui arve on juba tasutud.
Makse konto reale tuleb valida, kuidas arve tasuti: sularahas, arveldusarvelt, ettemaksed tarnija kontolt või kajastatakse tehingut aruandvate isikutega.
Makse kuupäeva lahtrisse lisatakse automaatselt arve koostamise kuupäev, mis on muudetav.
Selleks, et valikusse ilmuks ka võimalus märkida arve tasutuks pangakontolt, tuleb eelnevalt seadistuste moodulis see aktiveerida. Selleks tuleb minna Seadistused > Üldised seadistused > Tarkvara seadistused > Muuda > valida „Arvete pangaülekandega makstuks märkimine lubatud“ ning salvestada.
Tarnija all:
• Tarnija– kohustuslik väli. Tarnijat saab valida nimekirjast otsides või rippmenüüst. Uut tarnijat saab lisada nupuga „Uus tarnija“. Ostuarvel tarnijat valides lisatakse tarnija kaardil täidetud väärtused ostuarvele automaatselt (nt. arveldusarve nr pangas, maksetähtaeg jne)
• Tarnija nimetus – vajadusel on võimalik täiendada tarnija nimetust, mida kuvatakse ostuarvete nimekirjas.
• Tarnija pangakonto – kuvatakse automaatselt, kui tarnija kaardil oli see eelnevalt täidetud. Kui eelnevalt ei olnud lisatud, saab seda lisada ostuarve sisestamisel.
• Viitenumber – soovituslik väli. Viitenumbri märkimisel suudab tarkvara automaatselt siduda pangaväljavõtet ostuarvega. Juhul, kui tarnija ostuarve viitenumber ei muutu, on see võimalik sisestada kliendi/tarnija moodulist, tarnija kaardil, reale „ostuarvete viitenumber“ ning sel juhul täidetakse see ka ostuarvel tarnija lisamisel automaatselt.
• Kommentaar – saab lisada arve kohta olulist infot, mida kuvatakse nimekirjades rohelise hüüumärgina arvete vaates. Kuvatakse ostuarvete nimekirjas arve numbri juures.
Tooted/teenused all:
On võimalik lisada uut toodet vajutades nupule „Lisa toode“. Toote/teenuse rida on võimalik kustutada vajutades rea lõpus oleva risti peale. Toote/teenuse rea lisamine on kohustuslik. Täiendavat toote/teenuse rida on võimalik lisada vajutades nupule „Lisa toote/teenuse rida“.
Toodete/teenuse osa koosneb kolmest vahelehest: käibemaks, erisoodustus ja tulemusüksused.
Käibemaksu vahelehel saab sisestada toote/teenuse nimetuse, tehingu konto, koguse, ühiku, ühiku neto, neto, käibemaksu määra ja käibemaksu käsitluse konto.
Toote/teenuse nimetust on võimalik sisestada kahte moodi:
• Käsitsi lisades – juhul kui sisestate toote/teenuse rea käsitsi, peate arvestama, et andmed ei teki toodete/teenuste aruandele, kuna puudub ülevaade eelsalvestatud tootest/teenusest. Käsitsi sisestatud toote/teenuse saate ära tunda selle järgi, et seda kuvatakse ostuarve vaates trükituna mitte lingitaval kujul.
• Valides rippmenüüst – selliselt lisatud toode/teenus kuvatakse ka toodete/teenuste aruandesse. Toodete/teenuse rippmenüüsse tulevad need tooted/teenused, mille kaardil on lisatud/täidetud kulukonto. Selliselt valitud toodet/teenust saate ära tunda selle järgi, et seda kuvatakse ostuarve vaates lingitaval kujul, mille peale vajutades avaneb toote/teenuse kaardi vaateaken, kus on seotud toote/teenuse andmed ja tootega seotud müügiarved ja ostuarved.
Tehingu konto – kohustuslik, on võimalik valida rippmenüüst. Kui on lisatudtoode/teenus rippmenüüst, siis tehingu konto täitub automaatselt kaardil täidetud kulukonto nimetusega. Vajadusel on seda võimalik muuta.
Käibemaksu määr – on kohustuslik, võimalik valida protsenti kas 20%, 9%, 0%, KM vaba (sh ka käibemaksu mittekohuslaselt soetatud käibemaksuta kaup/teenus) või sisesta määr.
Käibemaksu käsitlus – on kohustuslik, vastavalt käibemaksu määra valikule tulevad sinna ka erinevad valikuvõimalused.
Erisoodustuste vahelehel – on lisaks võimalik valida erinevate soodustuste vahel. NB! Hetkel on erisoodustuste vaheleht üksnes informatiivne, raamatupidamislikke kandeid seal tehtud valikud ei lisa!
Tulemusüksuste vaheleht – on ostuarvetes nähtav siis, kui on eelnevalt tulemusüksuste alammoodul aktiveeritud ja tulemusüksused lisatud. Seda saab teha: Seadistused > Üldised seadistused > Tarkvara seadistused > Muuda > reale „Tulemusüksuste moodul aktiveeritud“ teha linnuke. Selles vahelehes on võimalik valida tulemusüksusi.
Pärast nõutud lahtrite täitmist tuleb vajutada nupule „Salvesta“ või „Salvesta ja kinnita“.
Salvestatud staatuses ostuarve puhul kandeid ei looda. Salvestatud olekus ostuarvet ei ole võimalik leida tasumiste/laekumiste moodulis arve sidumiseks. Salvestatud ostuarve vaateaknas on võimalik arvet kinnitada, muuta, teha koopiat ja kustutada.
Salvestatud ostuarve vaateaknas on näha:
• Arve üldandmed: arve number, arve kuupäev, käibe tekkimise kuupäev, tähtaeg/päevades, brutosumma.
• Tarnija andmed:
- tarnija nimi, mis on lingitud kujul. Nime peale vajutades avaneb tarnija kaart, kus on näha tarnija andmed, saldod, saldokinnitused, tasumised/laekumised, ostuarved ja müügiarved.
- tarnija nimetus: juhul kui ostuarve sisestamisel on see nimetus muudetud, siis ka siin kuvatakse see muudetud kujul
- tarnija pangakonto
• kommentaar
• arve fail: siia on võimalik lisada erineva formaadiga ostuarvega seotud dokumendi.
• Toote/teenuse read: kuvatakse ostuarvel sisestatud toote/teenuse read
Kinnitatud ostuarve puhul tehakse raamatupidamislikud kanded. Kinnitatud ostuarveid on võimalik siduda tasumisega. Tasumisega siduda on võimalik kas laadides e-arveldajasse panga väljavõte või koostades käsitsi tasumine ja siduda see ostuarvega. Juhul, kui ostuarve on märgitud arvel makstuks, siis tasumise kande teeb süsteem ise. Kinnitatud staatuses ostuarvest on võimalik teha koopiat ja tühistada kinnitust.
Kinnitatud staatuses ostuarve vaates on näha:
• Arve üldandmed
• Tarnija andmed
• Arve fail – ostuarvele on võimalik juurde lisada erineva formaadiga faili (nt sularahatšekid).
• Toote/teenuse read
• Kulu tulemusüksuste lõikes – seda lõiku kuvatakse siis, kui tulemusüksuste moodul on aktiveeritud ja tulemusüksused lisatud. Tulemusüksuste haldamiseks tuleb vajutada nupule „Halda tulemusüksusi“, sellega avaneb ostuarve tulemusüksuse haldusaken. Avanenud aknas kuvatakse muutmata kujul arve pealt toodet/teenust, tehingu kontot ja summat, neid ei ole võimalik muuta. Projekti, asukohta ning isikut on võimalik muuta/täita rippmenüüst, kus saab valida eelnevalt seadistatud tulemusüksuseid. Salvestamiseks tuleb vajutada nupule „salvesta tulemusüksused“.
• Tulevaste perioodide kulud – kulusid saab jagada tulevastele perioodidele (nt sisestatakse ostuarve ruumide rendi kohta, mille perioodina arvel on märgitud näiteks kolm kuud – käesolev, järgmine ja ülejärgmine. Vajutades nupule „Periodiseeri“ tuleb valida perioodiks kuu ja aasta, seejärel tuleb vajutada nupule „Edasi“. Automaatselt on avanevas aknas arve summa jagatud võrdseteks osadeks, kuid vajadusel saab perioodidesse jagatavat summat käsitsi muuta. Pärast seda tuleb vajutada nupule „Salvesta“. Nüüd on näha lõigus „Tulevaste perioodide kulud“ arve jagamist perioodide vahel ning lõigus „Kanded“ on näha perioodilisi kulukandeid). Tegu ei ole laenu/liisinguga – arve eest tasutakse täies ulatuses, kuid summa jaotatakse osadeks, mida kajastatakse mitme perioodi vältel. Tulevaste perioodide kulusid tuleb jagada vastavalt tulude ja kulude vastavuse printsiibile https://www.riigiteataja.ee/akt/962347?leiaKehtiv§16 p.6
• Tasumised ja tasaarveldamised – näidatakse tasumisi ning tasaarveldamisi. Kuvatud tasumisi ja tasaarveldamisi on võimalik avada vajutades rea lõpus olevale sõnale.
• Kanded – raamatupidamislikud kanded, mis on koostatud vastava ostuarve kohta. Olemasolevaid kandeid on võimalik avada, vajutades rea lõpus sõnale „vaata“