12.07.2021
Käesoleva juhendi abil on lihtne ja kiire teha vajalikke seadistusi, et programmi kasutamine oleks sujuv ja mugav.
E-arveldaja kasutamiseks tuleb esmalt sõlmida tarkvara kasutamise leping. Lepingu saavad sõlmida aktsiaseltsi, osaühingu, tulundusühistu, usaldusühingu, täisühingu, mittetulundusühingu, sihtasutuse, korteriühistu ja Euroopa äriühingu juhatuse liikmed ning füüsilisest isikust ettevõtjad.
Lepingu saab sõlmida juriidilise isiku esindusõiguslik isik (juhatuse liige) e-arveldaja keskkonnas. Lepingu sõlmimiseks tuleb siseneda ID kaardi või mobiil ID või Smart ID-ga e-arveldajasse https://e-arveldaja.rik.ee. Või logida sisse https://ariregister.rik.ee lehele, valida menüüst "Muud teenused" ja seejärel vajutada e-arveldaja lingile.
Järgnevas vaates tuleb „Minuga seotud ettevõtjad“ loetelust valida soovitud ettevõtja ja vajutada nupule „Sõlmin lepingu“. Seejärel on võimalik sõlmida leping.
Pärast lepingu sõlmimist on tarkvara valmis kasutamiseks. Tarkvara mugavaks kasutamiseks tuleb teha eelseadistused kolmes programmi moodulis: seadistused, arveldamine ja personal.
Valides programmi menüüst Seadistused >
- Üldised seadistused
- Tarkvara seadistused – võimalik seadistada ridade arvu lehekülgedel, lisafunktsioonide aktiveerimist, ebatõenäoliste ja lootusetute arvete kuvamist ja päevade arvu märkimist, e - arvete vastuvõtmist ja moodulite aktiveerimist.
- Andmed arvetel – võimalik valida vaikimisi arvemalli, võimalik sisestada juriidilise isiku kontaktandmeid, e-maili ja saldokinnituse pealkirja, sisu ning jalust.
- Logo arvel – on võimalik üles laadida logo, mida kuvatakse müügiarvetel. Logo maksimaalne lubatud suurus on 300 x 100 px. Lubatud on PNG või JPG formaadis pilt.
- Arve numbri seeriad – võimalik lisada arvete seeriaid, mis lihtsustavad müügiarvete eristamist.
- Panga arvelduskontod – võimalik lisada ettevõtte arvelduskontod. Vaikimisi märgitakse iga konto juurde, et see on müügiarvetes kuvatav, kuid vastavat märget on võimalik eemaldada. Kui ettevõttel on mitu kontot, siis on vaja kindlaks määrata, missugune konto on vaikimisi kasutatav töötajatele tehtavates väljamaksetes. Kontodele on võimalik määrata krediidilimiiti.
- KMKR numbrid ja viitenumbri andmed – võimalik informatiivselt vaadata Maksu- ja Tolliameti viitenumbrit ja KMKR numbrit. KMKR number tuleb automaatselt käibemaksu registreeringu alla.
- Kontoplaani seadistamine
- Halda kontoplaani – võimalik aktiveerida ja deaktiveerida ettevõtte poolt kasutatavaid kontosid. Tarkvaras on vaikimisi eelseadistatud nn väikeettevõtja pakett, kus on aktiveeritud ainult osa kontoplaanis olevatest kontodest. Siin saab määrata ka seda, kas konto on valitav tasumiste ja laekumiste lisamisel.
- Alamkontod ehk dimensioonid – siin on võimalik lisada kontodele alamkontosid, vajutades nupule „Lisa uus alamkonto“
- Väljamaksete tasuliigid – võimaldab deaktiveerida tasuliike, mida ei kasutata
- Halda müügiarve malle – võimaldab deaktiveerida arvemalle, mida ei soovita kasutada
- Aktiivsed valuutad – võimaldab lisada arvete koostamiseks erinevaid valuutasid
- Algbilansi seadistamine – on võimalik seadistada algbilanss, vajutades ühele järgnevatest nuppudest:
- „Lisa 100% rahalise sissemaksega algbilanss“
- „Lisa sissemakseta OÜ algbilanss“
- „Lisa algbilanss käsitsi"
Alustava ettevõtte puhul soovitame kasutada esimest või teist valikut. Vaikimisi pakutakse valikunuppu, kuidas ettevõte on registrisse kantud (sissemaksega või sissemakseta registreerimine). Ettevõte peab valiku tegema vastavalt sellele, kas osakapitali sissemakse on tehtud või mitte. Kolmanda valiku puhul saate ise sisestada algbilansi andmeid.
Tegutseva ettevõtte puhul soovitame lisada algbilansi käsitsi aruandeaasta alguse seisuga ning seejärel lisada eraldi raamatupidamislikud kanded selleks, et raamatupidamise seis oleks ajakohane. Selliselt käitudes on tarkvaral võimalik hiljem korrektselt genereerida ka raamatupidamise aruanded. - Käibemaksu registreeringud – võimalik lisada, kui ettevõte on käibemaksukohustuslane. Programm ei arvuta käibemaksu, kui KMKR number ei ole lisatud. Kui olete käibemaksukohustuslane, täitub registreerimise rida automaatselt.
- Lukustatud perioodid – annab võimaluse kuupäevaliselt lukustada perioode, kuhu ei soovita enam kandeid lisada. Lukustatud perioode on võimalik avada, vajutades nupule „Kustuta“
- Lepingu info – saab alla laadida ning lõpetada sõlmitud e-arveldaja lepingu, samuti alla laadida failidena e-arveldajas tehtud kandeid, müügi- ja ostuarveid. Samuti on võimalik tasuta lepingut pikendada 30 päeva enne lepingu automaatset lõppemist.
- Volitused – volitusi saab anda ainult juhatuse liige ja muutmisõigusega volitatu. Volitades on võimalik anda erinevaid õigusi, mida on võimalik valida rippmenüüst.
- Juurdepääsud klienditeenindusele – on võimalik vajadusel anda ligipääs klienditeenindusele. Juurdepääs antakse valitud perioodiks ning seda on võimalik kustutada, millega juurdepääs tühistatakse.
Valides programmi menüüst Arveldamine >
- Kliendid/Tarnijad > Lisa uus kirje – arvete sisestamiseks ja koostamiseks on vaja lisada klient/tarnija. Avanevas aknas tuleb teha vajalikud valikud ja täita kohustuslikud andmed. Sisestades ettevõtte nimetust või registrikoodi ja vajutades nupule „Tõmba andmed äriregistrist“ saab eeltäita äriregistris olevate andmetega aadressi ja KMKR numbri. Juhul, kui ettevõte ei ole registreeritud Eesti äriregistris siis vastav nupp ei tööta ning andmed tuleb sisestada käsitsi. Andmeid on võimalik ka importida, importimise funktsionaalsust on vaja eelnevalt seadistustes aktiveerida.
- Kaubad/Teenused > Lisa uus toode – võimalik lisada kaupa/teenust. Avanevas aknas on vaja ära täita kohustuslikud ja vajalikud väljad. Andmeid on võimalik ka importida, importimise funktsionaalsust on vaja eelnevalt seadistustes aktiveerida.
Valides programmi menüüst Personal >
- Isikud > Lisa isik - on võimalik lisada töötajad või muid isikuid, kellele soovitakse teha väljamakseid. Avanevas aknas on vaja ära täita kõik vajalikud andmed:
- Isiku andmed – kus on vaja ära täita ees -ja perekonnanimi, isikukoodi täitmisel täitub sünnikuupäev automaatselt. Vajadusel valida riik, vaikimisi on Eesti.
- Kontaktandmed – on võimalik ära täita aadress, telefoni number. Kontaktandmete juures täidetud e-maili aadressile saab saata isiku palga väljamakseteatisi. Panga kontonumber on vajalik palga/tasu ülekandmiseks. Kui kontonumber ei ole lisatud, siis ei lisandu väljamakse koostamisel ka automaatselt maksekorraldust.
- Eritingimuste juures on vaja ära märkida:
kas programm arvestab tulumaksuvaba miinimumi või mitte. Valikus on ka võimalus arvestada tulumaksuvaba miinimumi kasvavalt (kasutada väljamakse juures ära kogu antud aasta kasutamata tulumaksuvaba miinimumi osa).
Ei rakendata sotsiaalmaksu miinimummäära – see koht tuleb märkida juhul, kui ettevõte ei tasu antud töötaja eest sotsiaalmaksu miinimumi.
Sissenõudmise aeg/palgapäev on võimalik valida, mis kuupäevaga koostatakse maksekorraldus.
Puhkusetasu maksmisel on võimalik valida, kas puhkusetasu makstakse koos järgmise palgaga või eelviimasel tööpäeval enne puhkust. Esimese valiku puhul arvutab programm ise väljamakse juures puhkusetasu ja päevi (eeldusel, et väljamakseid on sisestatud vähemalt kuuel eelneval järjestikusel kuul), teise valiku puhul saab väljamakse sisestada käsitsi.
Nendel isikutel, kellel oli kogumispensioniga liitumine kohustuslik märgistatakse valik „On liitunud kogumispensioniga“ isikukoodi alusel automaatselt. Vabatahtlikult liitunute puhul tuleb see ise märkida. „Kontrolli liitumist“ juures on võimalik vaadata, kas isik on liitunud 3% või 2% kogumispensioni määraga ning teha vastav valik. NB! Juhul, kui sisestatakse andmeid eelnevate perioodide kohta, tuleb valida korrektne kogumispensioni makse määr.
Kui isik on pensionil siis on võimalik märkida lahtrisse „isik on pensionil“ ja alla lahtrisse kuupäev, mis ajast ei peeta enam kinni töötuskindlustuse makset.
Kui teha valik „Isik on mitteresident“, siis lepingu lisamisel on tasuliikide all valikud, mis sobivad mitteresidendile.
Auto kasutamise võimalus alla on võimalik sisestada auto numbrit, mida kuvatakse informatiivselt isiku kaardi vaates.
Muu info alla on võimalik kirjutada lisainformatsiooni, mida konkreetse isiku puhul on vaja veel ära märkida.
Pärast andmete salvestamist avanevas isiku andmete vaates:- On võimalik isiku andmeid muuta vajutades nupule „Muuda isiku andmeid“
- lisada isikule leping, vajutades „Lisa uus leping“. Kehtiva lepingu lisamine on vajalik väljamakse lisamiseks.
Avanenud aknas saab täita ametinimetuse, lepingu alguse/lõpu, töökoormuse %, peatamise alguse/lõpu, lepingu tasu liigi ja summa (bruto). Sisestatud brutosummat kasutab tarkvara väljamaksete koostamisel (vajadusel on võimalik seda väljamaksel muuta). Isiku kustutamine – on võimalik siis, kui ei ole lisatud lepingut ja ei ole ühtegi väljamakset ega muud seotud tehingut tehtud. Kui isikul on kehtiv/kehtetu leping ja/või on seotud väljamaksed, on võimalik isikut muuta ainult mitteaktiivseks.