Müügiarvet on võimalik lisada, valides programmi menüüst Arveldamine > Müügiarved > Lisa müügiarve. Uut müügiarvet on võimalik lisada ka kiirvaliku alt vajutades Lisa müügiarve. Juba lisatud müügiarvet on võimalik avada, vajutades müügiarvete nimekirjas müügiarve nimetuse peale.
Uue arve koostamisel lisatakse arve tüübiks see valik, millisest vahelehest arvet koostatakse, kuid seda saab vastavalt vajadusele ka muuta. Pärast salvestamist liigub arve ise õigele vahelehele.
Avanenud aknas on näha:
Üldandmete all:
• Tüüp – vaikimisi on tüübiks määratud müügiarve, kuid vajadusel saab koostada ka ettemaksuarvet või hinnapakkumist
• Välimuse mall – valik erinevate arve mallide vahel. On võimalik Seadistused > üldised seadistused > andmed arvetel alt välja valida vaikimisi mall.
• Arve kuupäev – kuupäeva saab valida kalendrist või sisestada käsitsi
• Käibe tekkimise kuupäev – kuupäev, millal tehakse e-arveldajas raamatupidamislik kanne. Saab valida kalendrist või sisestada käsitsi
• Valuuta – kui soovitakse müügiarve koostada mõnes teises valuutas, saab siin valida õige valuuta. Pärast valuuta valikut tekib juurde rida „Valuutakurss“ ja Brutosumma EUR. Valuutakursi real on näha valuutakurss ja kuupäev, mis seisuga valuutakurss pangast võetakse. Vajadusel on võimalik valuutakurssi muuta, selleks on vaja kustutada automaatselt pakutud kurss ning sisestada vajalik kurss. Sellisel juhul kaob kuupäev ära. Brutosumma EUR real on näha summa eurodes ( ei ole muudetav). (Valuutasid saab aktiveerida seadistuse moodulis „Aktiivsed valuutad“ alamoodulis)
• Nõude konto – konto, millele tekitatakse nõue
• Märgi makstuks – märgitakse, kui arve on juba laekunud.
Makse konto reale tuleb valida, kuidas arve laekus: sularahas, arveldusarvelt või kajastatakse tehingut aruandvate isikutega. Selleks, et valikusse ilmuks ka võimalus märkida arve tasutuks pangakontolt, tuleb eelnevalt seadistuste moodulis see aktiveerida. Selleks tuleb minna Seadistused > Üldised seadistused > Tarkvara seadistused > Muuda > valida „Arvete pangaülekandega makstuks märkimine lubatud“ ning salvestada.
Makse kuupäeva lahtrisse lisatakse automaatselt arve koostamise kuupäev, mis on muudetav.
• Müügiarve sisaldab kutse- või ametisaladust – Selle valikuga tehtud arvet ei pea deklareerima KMD INF’is ning seda ei võeta KMD INF’i koostamisel arvesse.
See valik ilmub müügiarvetele alles siis, kui on see aktiveeritud seadistuste alt. Seadistused > üldised seadistused > tarkvara seadistused > muuda > teha linnuke valikule „Müügiarve sisaldab kutse- või ametisaladust“ ning salvestada.
• Ühendusesisene käive –Ühendusesisese käibe valiku korral saab müügiarvele lisada vaid tooteid, millele rakendub 0% KM või mis on käibemaksuvabad. Arved, millel on ühendusesisese käibe valik märgitud, kajastatakse tarkvara poolt automaatselt VD/VDP deklaratsioonil. Ühendusesisese käibe valikuga tuleb ära täita ka Kliendi KMKR nr. Kui see on kliendi kaardil täidetud, siis täitub siin see automaatselt. Selle rea täitmisel tekib võimalus ka kontrollida sisestatud KMKR numbrit. Ühendusesisese käibe valiku tegemisel on võimalik lisaks teha valikud:
• Paigaldamine toimub teises liikmesriigis
• Kolmnurktehingus edasimüüja
Antud valikuid kuvatakse ainult ühingule, mis on käibemaksukohustuslane.
Kliendi all:
• Klient – kohustuslik väli. Klienti saab valida nimekirjast otsides või rippmenüüst. Uut klienti saab lisada nupuga „Uus klient“. Juhul, kui kliendi kaardil on ära märgitud tähtaeg/päevades, viivise % päevas ning müügiarve viitenumber, siis pärast kliendi valikut täituvad need kohad ise automaatselt, kuid neid on võimalik arvel ka käsitsi muuta. Kui kliendi kaardil täidetud tähtaeg/päevades ja viivise % päevas erinevad valitud arve mallil olevatest, siis kuvatakse müügiarvel kliendi kaardil olevad andmed. Kui klient võtab e-arveid vastu avaneb Kliendi kõrvale uus vaheleht „e-arvete lisaväljad“- kus on võimalik ära täita saatja poolt nõutud väljad
• Arve saaja – tuleb täita kui see erineb ostjast (kliendist) ja arve eest tasub teine ühing. Kui arve saaja võtab e-arveid vastu avaneb Kliendi kõrvale uus vaheleht „e-arvete lisaväljad“ - kus on võimalik ära täita saatja poolt nõutud väljad
• Käibe tekkimise riik – võimalik rippmenüüst valida käibe tekkimise riik. Vaikimisi on valitud Eesti.
• Arve number – võimalik valida arve numbri seeriad. Arve numbri seeriad on võimalik lisada valides menüüst Seadistused > Üldised seadistused > Arve numbri seeriad > Lisa uus kirje. Kui olete arve numbri seeria kaardile lisanud ka maksetähtaja päevades ning viivise % päevas, siis need andmed kuvatakse müügiarvel, kuid kui kliendil on märgitud oma maksetähtaeg ja viivise %, siis vahetatakse müügiarvel sisestatud andmed kliendi kaardil märgitud andmete vastu välja.
• Viitenumber – kui viitenumbri väli jääb tühjaks, genereerib süsteem arvele viitenumbri automaatselt. Viitenumbri märkimisel suudab tarkvara automaatselt siduda panga väljavõttest võetud laekumise vastava müügiarvega. Kui kliendi kaardil on sisestatud viitenumber, siis see täitub arvet koostades automaatselt.
• Tähtaeg/päevades – kohustuslik väli, täidetakse arve numbri seeria järgi, kuid kui kliendil on märgitud oma maksetähtaeg, siis vahetatakse müügiarvel sisestatud andmed kliendi kaardil märgitud andmete vastu välja.
• Viivise % päevas – kohustuslik väli, täidetakse arve numbri seeria järgi, kuid kui kliendil on märgitud oma viivise %, siis vahetatakse müügiarvel sisestatud andmed kliendi kaardil märgitud andmete vastu välja.
• Sisemine kommentaar – kuvatakse nimekirjades arve nimetuse juures rohelise hüüumärgiga. Sisemist kommentaari saab kasutada ettevõttesiseste märkuste tegemiseks ja sisestatud infot on näha arve vaates, seda ei kuvata kliendile saadetavale arvele.
• Maksekorralduse selgitus kommentaar – lisatud informatsioon kajastatakse kliendi poolt maksekorraldusel.
• Lisainfo kliendile – kuvatakse kliendile saadetaval müügiarvel
Toote/teenuste all:
Tooted/Teenused – iga arve koostamisel on võimalik lisada uut toote/teenust või valida olemasolevate hulgast. Uue toote lisamiseks müügiarve peal vajutage „lisa toode“, lisamiseks on vaja täita vähemalt 3 kohustuslikku lahtrit: nimetuse reale lisage info toote kohta, lahtrisse „kood (kuni 20 tähemärki) lisage toote kood, „tulukonto“ valige vajalik tulukonto. Juba olemasolevat toodet/ teenust saab valida toote/teenuse real vasakpoolsest lahtrist. Juhul kui on vaja juba olemasolevat toodet muuta, siis saab seda teha alammoodulist Arveldamine ->Tooted/Teenused->vajutada toote nimetusele ja muuda toote/teenuse andmeid.
Täiendavat toote/teenuse rida on võimalik lisada vajutades nupule „Lisa toote/teenuse rida“.
Toote/teenuse osa koosneb kahest vahelehest: allahindlus ja tulemusüksused.
Allahindluse vahelehel saab sisestada toote/teenuse nimetuse, nimetus arvel, kogus, ühik, ühiku netohind, allahindluse %, allahindlus kokku, neto kokku ja KM%. Toote/teenuste nimetust on võimalik sisestada otsides või valides toote/teenuse rippmenüüst.
Tulemusüksuse vaheleht– on müügiarvetes nähtav siis, kui on eelnevalt tulemusüksuste alammoodul aktiveeritud ja tulemusüksused lisatud. Seda saab teha: Seadistused > Üldised seadistused > Tarkvara seadistused > Muuda > reale „Tulemusüksuste moodul aktiveeritud“ teha linnuke.
Pärast nõutud lahtrite täitmist tuleb vajutada nupule „Salvesta“ või „Salvesta ja kinnita“ .
Salvestatud müügiarve puhul kandeid ei looda. Salvestatud olekus müügiarvet ei ole võimalik leida tasumiste/laekumiste moodulis arve sidumiseks. Salvestatud müügiarve vaateaknas on võimalik arvet kinnitada, muuta, teha koopiat ja kustutada.
Salvestatud müügiarve vaateaknas on näha:
• Arve üldandmed: arve kuupäev, käibe tekkimise kuupäev, brutosumma, arve fail (on näha müügiarve PDF failina), olemasolev paberarve failina (on võimalik üles laadida varasemalt koostatud arve)
• Kliendi andmed: klient, käibe tekkimise riik, arve number, viitenumber, tähtaeg/päevades, viivise % päevas.
• Toote/teenuse read: kuvatakse müügiarvel sisestatud toote/teenuse read
Kinnitatud müügiarve puhul tehakse raamatupidamislikud kanded. On võimalik saata kliendile digiarvena või e-mailile ((saadetakse ainult müügiarve, ilma lisatud lisa failina), teha koopiat, luua kreeditarvet, märkida ebatõenäoliseks ning lootusetuks ja tühistada kinnitust.
Kinnitatud müügiarve vaateaknas on näha:
• Arve üldandmed
• Kliendi andmed
• Toote/teenuse read
• Tulu tulemusüksuste lõikes – seda lõiku kuvatakse siis, kui tulemusüksuste moodul on aktiveeritud ja tulemusüksused lisatud. Tulemusüksuste haldamiseks tuleb vajutada nupule „Halda tulemusüksusi“, sellega avaneb müügiarve tulemusüksuse haldusaken. Avanenud aknas kuvatakse muutmata kujul arve pealt toodet/teenust, tehingu kontot ja summat, neid ei ole võimalik muuta. Projekti, asukohta ning isikut on võimalik muuta/täita rippmenüüst, kus saab valida eelnevalt seadistatud tulemusüksuseid. Salvestamiseks tuleb vajutada nupule „salvesta tulemusüksused“.
• Loodud kreeditarved – seda lõiku näidatakse ainult siis, kui arve kohta on koostatud kreeditarved. Antud lõigus on näha müügiarvele koostatud kreeditarved, mida on võimalik kreeditarve nimetuse peale vajutades lahti teha. Kreeditarve kohta näidatakse kreeditarve numbrit, kuupäeva, netosummat, brutosummat ja staatust.
• Arve väljasaatmised – kui arve oli välja saadetud kliendile, siis selles lõigus on näha saatmise viis, saatmise aeg, saatja nimi, saaja andmed (ettevõtja nimi, e-posti aadressid, digiarve puhul ka operaator) ning arve väljasaatmise olek (välja saadetud/tagasi lükatud koos kuupäeva ja kellaajaga). Seda lõiku näidatakse ainult siis, kui arve on saadetud kliendile digiarvena või e-posti teel.
• Tulevaste perioodide tulud – tulusid saab jagada tulevastele perioodidele. Vajutades nupule „Periodiseeri“ tuleb valida perioodiks vajalik kuu ja aasta, seejärel tuleb vajutada nupule „Edasi“. Automaatselt on avanevas aknas arve summa jagatud võrdseteks osadeks, kuid vajadusel saab perioodidesse jagatavat summat käsitsi muuta. Pärast seda tuleb vajutada nupule „Salvesta“. Nüüd on näha lõigus „Tulevaste perioodide tulud“ arve jagamist perioodide vahel ning lõigus „Kanded“ on näha perioodilisi kulukandeid. Tulevaste perioodide tulusid tuleb jagada vastavalt tulude ja kulude vastavuse printsiibile https://www.riigiteataja.ee/akt/962347?leiaKehtiv §16 p.6
• Laekumised ja tasaarveldamised – näidatakse laekumisi ning tasaarveldamisi. Olemasolevaid on võimalik avada, vajutades rea lõpus olevale sõnale.
• Kanded - raamatupidamislikud kanded, mis on koostatud vastava arve kohta. Olemasolevaid kandeid on võimalik avada, vajutades rea lõpus sõnale „vaata“