Hinnapakkumiste vahelehel on võimalik koostada hinnapakkumisi. Vajadusel saab koostada ka ettemaksuarveid, müügiarveid ja kreeditarveid. Pärast salvestamist liigub arve ise õigele vahelehele.
Hinnapakkumisega ei koostata raamatupidamislikke kandeid. Hinnapakkumist saab edastada kliendile, hiljem saab kinnitatud hinnapakkumisest koostada müügiarve. Selleks tuleb teha lahti vastav kinnitatud hinnapakkumine ning vajutada nuppu „Koopia“.
Hinnapakkumisi on võimalik filtreerida ja sorteerida. Filtreerida saab kuupäeva alguse/lõpu, staatuse ja kliendi järgi. Kui olete filtrist parameetrid välja valinud, siis tulemuste kuvamiseks on vaja vajutada nuppu „Kuva“, filtri tühistamiseks on vaja vajutada „Tühista filter“. Kuupäeva alguse ja lõpu lahtritesse saab sisestada filtreerimiseks otsitavad kuupäevad. Juhul, kui sisestada ainult alguskuupäev, otsib programm alates sisestatud kuupäevast ja hilisemaid kandeid. Juhul, kui sisestada lõpu kuupäev, leiab programm kõik kanded kuni antud kuupäevani. Kui sisestada nii alguse kui ka lõpu kuupäev, leiab programm kõik kanded antud vahemikus.
Sorteerida saab arve nimetuse, kuupäeva, tähtaja, kliendi, summa ja staatuse järgi. Hinnapakkumiste nimekirja listi on võimalik kuvada tarkvaras, salvestada ja avada PDF ja Exceli vormingus.
Uut hinnapakkumist on võimalik lisada, kui valida programmi menüüst Arveldamine > müügiarved > Hinnapakkumised > Lisa hinnapakkumine.
Avanenud aknas on näha:
Üldandmete all:
• Tüüp – vaikimisi on tüübiks määratud hinnapakkumine, kuid vajadusel saab koostada ka ettemaksuarvet või müügiarvet
• Välimuse mall – valik erinevate arve mallide vahel. On võimalik Seadistused –> üldised seadistused –> andmed arvetel alt välja valida vaikimisi mall.
• Arve kuupäev – kuupäeva saab valida kalendrist või sisestada käsitsi
• Käibe tekkimise kuupäev – saab valida kalendrist või sisestada käsitsi. Hinnapakkumise kinnitamisel ei looda raamatupidamislikke kandeid e-arveldajas. Käibe tekkimise kuupäev omab tähendust alles siis, kui olete hinnapakkumisest koostanud kopeerimise teel ettemaksuarve või müügiarve.
• Valuuta – kui soovitakse hinnapakkumist koostada mõnes teises valuutas, saab siin valida õige valuuta. Pärast valuuta valikut tekib juurde rida „Valuutakurss“ ja „Brutosumma EUR“. Valuutakursi real on näha valuutakurss ja kuupäev, mis seisuga valuutakurss pangast võetakse. Vajadusel on võimalik valuutakurssi muuta, selleks on vaja kustutada automaatselt pakutud kurss ning sisestada vajalik kurss. Sellisel juhul kaob kuupäev ära. Brutosumma EUR real on näha summa eurodes ( ei ole muudetav). (Valuutasid saab aktiveerida seadistuse moodulis „Aktiivsed valuutad“ alamoodulis)
• Nõude konto – konto, millele tekitatakse nõue, mida läheb vaja siis, kui tehakse hinnapakkumisest ettemaksuarve või müügiarve.
• Märgi makstuks – märgitakse, kui arve on juba laekunud. Läheb vaja siis, kui tehakse hinnapakkumisest ettemaksuarve või müügiarve.
Makse konto reale tuleb valida, kuidas arve laekus: sularahas, arveldusarvelt või kajastatakse tehingut aruandvate isikutega.
Makse kuupäeva lahtrisse lisatakse automaatselt arve koostamise kuupäev, mis on muudetav.
Selleks, et valikusse ilmuks ka võimalus märkida arve tasutuks pangakontolt, tuleb eelnevalt seadistuste moodulis see aktiveerida. Selleks tuleb minna Seadistused > Üldised seadistused > Tarkvara seadistused > Muuda > valida „Arvete pangaülekandega makstuks märkimine lubatud“ ning salvestada.
• Müügiarve sisaldab kutse- või ametisaladust – vajalik siis, kui tehakse hinnapakkumisest ettemaksuarve või müügiarve.
• Ühendusesisene käive –vajalik siis, kui tehakse hinnapakkumisest ettemaksuarve või müügiarve.
Kliendi all:
• Klient – kohustuslik väli. Klienti saab valida nimekirjast otsides või rippmenüüst. Uut klienti saab lisada nupuga „Uus klient“. Juhul, kui kliendi kaardil on ära märgitud tähtaeg/päevades, viivise % päevas ning müügiarve viitenumber, siis pärast kliendi valikut täituvad need kohad ise automaatselt, kuid neid on võimalik arvel ka käsitsi muuta. Kui kliendi kaardil täidetud tähtaeg/päevades ja viivise % päevas erinevad valitud arve mallil olevatest, siis kuvatakse müügiarvel kliendi kaardil olevad andmed.
• Käibe tekkimise riik – võimalik rippmenüüst valida käibe tekkimise riik. Vaikimisi on valitud Eesti. Läheb vaja siis, kui tehakse hinnapakkumisest ettemaksuarve või müügiarve.
• Arve number – võimalik valida arve numbri seeriad. Arve numbri seeriad on võimalik lisada valides menüüst Seadistused > Üldised seadistused > Arve numbri seeriad > Lisa uus kirje. Kui olete arve numbri seeria kaardile lisanud ka maksetähtaja päevades ning viivise % päevas, siis need andmed kuvatakse müügiarvel, kuid kui kliendil on märgitud oma maksetähtaeg ja viivise %, siis vahetatakse hinnapakkumisel sisestatud andmed kliendi kaardil märgitud andmete vastu välja.
• Viitenumber – soovituslik väli. Läheb vaja siis, kui tehakse hinnapakkumisest ettemaksuarve või müügiarve.
• Tähtaeg/päevades – kohustuslik väli, täidetakse arve numbri seeria järgi, kuid kui kliendil on märgitud oma maksetähtaeg, siis vahetatakse hinnapakkumisel sisestatud andmed kliendi kaardil märgitud andmete vastu välja. Läheb vaja siis, kui tehakse hinnapakkumisest ettemaksuarve või müügiarve.
• Viivise % päevas – kohustuslik väli, täidetakse arve numbri seeria järgi, kuid kui kliendil on märgitud oma viivise %, siis vahetatakse hinnapakkumisel sisestatud andmed kliendi kaardil märgitud andmete vastu välja. Läheb vaja siis, kui tehakse hinnapakkumisest ettemaksuarve või müügiarve.
• Sisemine kommentaar – kuvatakse nimekirjades arve nimetuse juures rohelise hüüumärgiga. Sisemist kommentaari saab kasutada ettevõttesiseste märkuste tegemiseks ja sisestatud infot on näha arve vaates, seda ei kuvata kliendile saadetavale arvele.
• Lisainfo kliendile – kuvatakse kliendile saadetaval hinnapakkumisel
Toote/teenuste all:
On võimalik lisada uut toodet vajutades nupule „Lisa toode“. Toote/teenuse rida on võimalik kustutada, vajutades rea lõpus oleva risti peale. Toote/teenuse rea lisamine on kohustuslik. Täiendavat toote/teenuse rida on võimalik lisada vajutades nupule „Lisa toote/teenuse rida“.
Toote/teenuse osa koosneb kahest vahelehest: allahindlus ja tulemusüksused.
Allahindluse vahelehel saab sisestada toote/teenuse nimetuse, nimetus arvel, kogus, ühik, ühiku netohind, allahindluse %, allahindluse kokku, neto kokku ja KM%. Toote/teenuste nimetust on võimalik sisestada otsides või valides toote/teenuse rippmenüüst.
Tulemusüksuse vaheleht – on hinnapakkumises nähtav siis, kui on eelnevalt tulemusüksuste alammoodul aktiveeritud ja tulemusüksused lisatud. Seda saab teha: Seadistused > Üldised seadistused > Tarkvara seadistused > Muuda > reale „Tulemusüksuste moodul aktiveeritud“ teha linnuke.
Pärast nõutud lahtrite täitmist tuleb vajutada nupule „Salvesta“ või „Salvesta ja kinnita“ .
Salvestatud hinnapakkumist on võimalik kinnitada, muuta, teha koopiat ja kustutada.
Salvestatud hinnapakkumise vaateaknas on näha:
• Arve üldandmed: arve kuupäev, käibe tekkimise kuupäev, brutosumma, arve fail (on näha müügiarve PDF failina), olemasolev paberarve failina (on võimalik üles laadida varasemalt koostatud arve)
• Kliendi andmed: klient, käibe tekkimise riik, arve number, viitenumber, tähtaeg/päevades, viivise % päevas.
• Toote/teenuse read: kuvatakse müügiarvel sisestatud toote/teenuse read
Kinnitatud hinnapakkumist on võimalik saata kliendile digiarvena või e-mailile, teha koopiat ja tühistada kinnitust.
Kinnitatud hinnapakkumise vaateaknas on näha:
• Arve üldandmed: arve kuupäev, käibe tekkimise kuupäev, brutosumma, arve fail (müügiarve PDF failina), olemasolev paberarve failina (võimalik üles laadida varasemalt koostatud hinnapakkumine)
• Kliendi andmed: klient, käibe tekkimise riik, hinnapakkumise number, viitenumber, tähtaeg/päevades, viivise % päevas.
• Toote/teenuse read: kuvatakse hinnapakkumisel sisestatud toote/teenuse read
• Arve väljasaatmised – kui hinnapakkumine oli välja saadetud kliendile, siis selles vaheosas on näha saatmise viis, saatmise aeg, saatja nimi, saaja andmed (ettevõtja nimi, e-posti aadressid, digiarve puhul ka operaator) ning hinnapakkumise väljasaatmise olek (välja saadetud/tagasi lükatud) kuupäeva ja kellaajaga. Seda lõiku näidatakse ainult siis, kui hinnapakkumine on saadetud kliendile digiarvena või e-posti teel.
Hinnapakkumise kustutamine
Salvestatud hinnapakkumist on võimalik kustutada, vajutades hinnapakkumise vaateaknas nupule „kustuta“. Kinnitatud hinnapakkumist on võimalik kustutada, vajutades hinnapakkumise vaateaknas nupule „Tühista kinnitus“ ning seejärel nupule „Kustuta“.
Hinnapakkumisest arve moodustamine
Hinnapakkumisest arve moodustamiseks tuleb hinnapakkumise vaateaknas vajutada nupule „Koopia“, seejärel valida tüübiks „Müügiarve“. Sellisel viisil saab hiljem avada nii hinnapakkumist kui ka sellest koostatud müügiarvet. Koostatud arvel soovitame lisainfo lahtrisse kirjutada ka hinnapakkumise numbri.