Alates k.a 1. septembrist 2016 ei tekita e-arveldajas tasulisi kandeid avaliku sektori asutustele suunatud arvete kinnitamine.
Seega on e-arveldaja kasutamine avalikule sektorile arvete saatmiseks tasuta ning ka kontohaldustasu ei rakendata (eeldusel, et e-arveldajat on kasutatud avalikule sektorile digiarvete koostamiseks ja saatmiseks ning ühtegi teist kannet tehtud ei ole)
1. E-arveldaja kasutamiseks tuleb esmalt sõlmida tarkvara kasutamise leping. Lepingu saavad sõlmida aktsiaseltsi, osaühingu, tulundusühistu, usaldusühingu, täisühingu, mittetulundusühingu, sihtasutuse ja Euroopa äriühingu juhatuse liikmed ning füüsilisest isikust ettevõtjad. Lepingu saab sõlmida ettevõtte esindusõiguslik isik (juhatuse liige) e-arveldaja keskkonnas. Lepingu sõlmimiseks tuleb siseneda ID kaardi või mobiil ID või Smart ID-ga e-arveldajasse https://e-arveldaja.rik.ee. Järgnevas vaates tuleb „Minuga seotud ettevõtjad“ loetelust valida soovitud ettevõtja ja vajutada nupule „Sõlmin lepingu“ , lisage kinnitus kastikesse, et olete tutvunud kasutustingimustega ja seejärel allpool veelkord ’sõlmin lepingu’. Kinnitage e-mail. Peale seda on leping sõlmitud ja kuvatakse töölaua vaade.
2. Arveldamine > Müügiarved – on võimalik lisada müügiarvet.
- Klient – iga arve koostamisel on võimalik otse arvel lisada klient vajutades nupule „Uus klient“ või valida olemasolevate hulgast.
- Arve saaja – arve saajat tuleb täita juhul kui see erineb ostjast ja arve eest tasub teine ühing. Arve saadetakse sellisel juhul arve saaja tarkvarasse.
- Arve number – arve number võimalik lisada ainult numbrina parempoolses lahtris. Vajadusel on võimalik koostada arve numbri seeriad Seadistused > Üldised seadistused > Arve numbri seeriad.
- Andmed arvetel – esmasel arvel täidetakse ära ja järgnevatel arvetel ei küsita. Edaspidi on võimalik andmeid muuta Seadistused >Üldised seadistused > Andmed arvetel.
- Pangakonto – esmasel arvel täidetakse ära ja järgnevatel arvetel ei küsita. Edaspidi on võimalik andmeid muuta Seadistused >Üldised seadistused >Panga arvelduskontod.
- Tooted/Teenused – iga arve koostamisel on võimalik lisada uut toote/teenust või valida olemasolevate hulgast. Uue toote lisamiseks müügiarve peal vajutage „lisa toode“, lisamiseks on vaja täita vähemalt 3 kohustuslikku lahtrit: nimetuse reale lisage info toote kohta, lahtrisse „kood (kuni 20 tähemärki) lisage toote kood, „tulukonto“ valige vajalik tulukonto (kui tootele on vaja lisada KM 20%, siis valige kauba või teenuse müük eestis täismäär) Juba olemasolevat toodet/ teenust saab valida toote/teenuse real vasakpoolsest lahtrist, Juhul kui on vaja juba olemasolevat toodet muuta, siis saab seda teha arveldamine ->tooted/teenused->vajutada toote nimetusele ja muuda toote/teenuse andmeid. Täiendavat toote/teenuse rida on võimalik lisada vajutades nupule „Lisa toote/teenuse rida“.
Peale müügiarve sisestamist, tuleb müügiarve salvestada ja kinnitada. Kinnitatud vaates on võimalik arve PDF endale alla laadida. Arve väljasaatmiseks vajutada nuppu "Saada kliendile" ning seal valida Digiarve->Saada. (NB! Digiarve valik on aktiivne juhul kui süsteem on tuvastanud, et ühingule on võimalik e-arveid saata).
NB! Kasutaja enda poolt müügiarve juurde üleslaaditud faile arve väljasaatmisel arvele ei lisata (üleslaaditud faile näeb arve juures vaid arve koostaja ise).
Välja saadetud arve kohta on arve vaates „Arve väljasaatmised“ info: saatmise viis, aeg, saatja ja saaja nimed, olek (välja saadetud) või (uus). Juhul, kui arve saaja on e-arveldaja klient, siis kuvatakse edukalt saadetud e-arvete staatuseks (uus).
Ühte ja sama digiarvet ei edastata mitu korda.
Kui on vaja juba esitatud arvet parandada, siis tehakse saadetud arvele kreedit ja saadetakse uus, korrektne arve.
Kreeditarve on võimalik luua kinnitatud müügiarve puhul. Teete lahti müügiarve (vajutades arve nime peale) ning seal vajutades nuppu „Loo kreeditarve“. Arve tüüp, välimuse mall, klient ning käibe tekkimise riik on automaatselt täidetud väljad ja neid muuta ei saa, ülejäänud lahtrid on muudetavad. Kreeditarveid saab ühe müügiarve kohta koostada vastavalt vajadusele mitu, kuid nende summad ega toote/teenuse kogused ei saa olla kokku suuremad kui esialgsel müügiarvel.
Loe ka: Juhised kreedit müügiarve koostamiseks
Seejärel koostate uue arve uue arvenumbriga ja esitate. Mugav on teha eelnevast müügiarvest koopia ja parandada vajadusel sellel arvel andmed.
Juhul kui arve saajaga on kokkulepitud ( ning saaja on palunud vigast arvet oma programmi halduril kustutada), et vaja olemasoleval arvel parandusi teha ehk vaja esitada sama arve numbriga arvet uuesti, siis earveldajas on võimalik seda teha järgnevalt:
Muudate esimesel arvel arve numbrit->salvestate ja teete sellest arvest koopia, kus saate arve numbrit muuta selliseks nagu see esimesel arvel enne muutmis oli. Teete vajalikud muudatused/parandused, kinnitate arve ja saadate uuesti. Soovitame ka uuel arvel muuta kuupäeva näiteks ühe päeva võrra.
Arve vastuvõtja. Kui e-arveldajaga liitunud operaatorite klientide nimekirjas on nimetatud riigiasutus olemas, siis temale saab e-arvet edastada. Momendil on e-arveldaja liidestatud peamiste operaatoritega. Kui konkreetsele avaliku sektori üksusele ei ole hetkel e-arvet võimalik edastada, tähendab see ühing/asutus ei ole veel enda e-arvete vastuvõtmise kanali eelistust valinud (ei ole valinud endale operaatorit).
Põhjaliku kiirjuhendi e-arveldaja programmi kasutamiseks leiate: https://abiinfo.rik.ee/earveldaja/kiirjuhend
E-arvete teema infoleht ja esindaja kontakt on leitav Rahandusministeeriumi kodulehel.
Rahandusministeeriumi videojuhised:
E-arve saatmine
E-arve vastuvõtmine