Juhime tähelepanu, et registripidajale esitatavad dokumendid avalikustatakse äriregistris ja on kõigile nähtavad. Seetõttu peab korteriühistu juhatus üle vaatama, et need ei sisaldaks liikmete isikuandmeid ja muid tundlikke omavahelisi arutelusid. Täispikkuses protokoll tuleks registripidajale esitada vaid juhul, kui see ei sisalda registripidajale tema ülesannete täitmiseks mittevajalikke isikuandmeid. Muul juhul tuleks kasutada võimalust esitada täispika protokolli asemel protokolli väljavõte, mille sisule ja allkirjastamisele kohaldatakse koosoleku protokolli kohta sätestatut.
1.02.2023. a jõustus äriregistri seadus (edaspidi ÄRS), mis sarnaselt äriseadustikule reguleerib kande aluseks olevate dokumentide esitamise kohustust ning ka seda, kus neid esitatud dokumente säilitatakse. Äriregistri seadust kohaldatakse ka korteriühistutele.
ÄRS § 37 ütleb, et äriregistri kanne tehakse avalduse alusel, millele peab lõike 2 kohaselt lisama kande aluseks olevad dokumendid. Kande aluseks olevad dokumendid lisatakse ÄRS § 25 lõike 1 alusel avalikku toimikusse ning need on ÄRS § 30 alusel igaühele tutvumiseks kättesaadavad. Juhime tähelepanu, et selle sätte alusel tekib registripidajale kohustus esitatud dokumendid avalikustada.
Kande aluseks olev dokument võib olla näiteks koosoleku protokoll. Kuna koosolekute protokollid võivad olla väga detailsed ning sisaldada erinevaid isikuandmeid, mida ei tohiks avalikustada, soovime tähelepanu juhtida asjaolule, et ÄRS § 37 lõike 3 alusel võib organi koosoleku protokolli asemel esitada registripidajale ka üksnes protokolli väljavõtte, millesse on kantud ainult registriandmete muutmise aluseks olev otsus. Protokolli väljavõtte näidismalliga on võimalik tutvuda näiteks abiinfo veebilehel: https://abiinfo.rik.ee/avalduste-esitamine/naidismallid/muudatused-juhatuses (vt nt MTÜ juhatuse liikme ametiaja pikendamine).
Isikuandmete töötlemise kohta korteriühistus saab lisaks lugeda: AKI veebilehel.