Portaali saab siseneda Eesti ID-kaardi, mobiil-ID, Smart-ID või e-residendi kaardiga. Kui välismaalasest juhatuse liige on äriregistri andmetes (registrikaardil) sünniajaga või välisriigi isikukoodiga, siis ei saa ta määrata andmete sisestajat ega vandeaudiitorit. Samuti pole võimalik sisestajal audiitorit määrata.
Juhatuse liikmel on võimalus aruanne ise koostada või paluda, et raamatupidaja koostab ja esitab tema eest.
Aruande esitamiseks tuleb pärast portaali sisenemist valida menüüst „Majandusaasta aruannete esitamine“ ning seejärel „Lisa uus aruanne“. Ettevõtja aknas ühingu nime ei kuvata, kuid vajutades lingile „Vaata siit“, on võimalik ühing registrikoodi või nime järgi üles leida.
Kirjeldatud viisil saab ühingu üles leida nii süsteemi sisse loginud raamatupidaja kui sünniajaga äriregistri andmetes olev juhatuse liige.
Kui ühing on leitud, vajutage vastava nime taga viitele „Esita aruanne“. Aruande esitamisega ei ole selles vaates võimalik alustada juhul, kui äriregistri andmetel on vähemalt üks juhatuse liige registrikaardil isikukoodiga (sellisel juhul saab see juhatuse liige süsteemi siseneda ning ise aruande koostada või anda nt raamatupidajale sisestusõigus)
Aruande andmed saab sisestada ette antud vormidesse ning koostada lõpliku aruandefaili. Pärast aruande koostamist on võimalik see välja printida ning paberil juhatusele allkirjastamiseks esitada. Pärast allkirjastamist tuleb aruanne/allkirjadeleht skaneerida ja keskkonda PDF-formaadis lisada ning seejärel registrile esitada.
Laadi alla allkirjalehe näidis
Kui aruanne peab olema auditeeritud, tuleb paberil allkirjastatud aruandele lisada ka allkirjastatud vandeaudiitori järeldusotsus ning skaneerida kõik koos allkirjastatud aruandega üheks PDF-dokumendiks. Seejärel saab allkirjadega skaneeritud PDF aruande koos audiitori aruandega süsteemi uuesti lisada.
Kirjeldatud esitamise puhul, kus nt raamatupidaja esitab välismaalasest juhatuse liikme eest aruande, ei ole võimalik juhatusel allkirju anda digitaalselt.
NB! Informatsiooni, kuidas koostada ka informatiivset ingliskeelset aruannet, leiate peatükist 6.3.