Ettemaksuarve lisamine

Ettemaksuarvet on võimalik filtreerida ja sorteerida.

Filtreerida saab kuupäeva alguse/lõpu, staatuse, kliendi ja kuva järgi. Kuva näitab, kas arve on tasutud, tasumata, osaliselt tasutud ja kõiki arveid. Kui olete filtrist parameetrid välja valinud, siis tulemuste kuvamiseks on vaja vajutada nuppu „Kuva“, filtri tühistamiseks on vaja vajutada „Tühista filter“. Kuupäeva alguse ja lõpu lahtritesse saab sisestada filtreerimiseks otsitavad kuupäevad. Juhul, kui sisestada ainult alguskuupäev, otsib programm alates sisestatud kuupäevast ja hilisemaid kandeid. Juhul, kui sisestada lõpu kuupäev, leiab programm kõik kirjeid kuni antud kuupäevani. Kui sisestada nii alguse kui ka lõpu kuupäev, leiab programm kõik kirjed antud vahemikus. 

Sorteerida saab arve nimetuse, kuupäeva, tähtaja, kliendi, summa, laekunud ja laekumata summade ning staatuse järgi.

Ettemaksuarvete nimekirja listi on võimalik kuvada tarkvaras, salvestada ja avada PDF ja Exceli vormingus.

 

Ettemaksuarvet on võimalik lisada, valides programmi menüüst Arveldamine > Müügiarved > Ettemaksu arved > Lisa ettemaksuarve. Uut ettemaksuarvet on võimalik lisada ka kiirvaliku alt vajutades Lisa ettemaksuarve. Juba lisatud ettemaksuarvet on võimalik avada, vajutades ettemaksuarve nimekirjas, ettemaksuarve nimetuse peale.

Ettemaksuarvete vahelehel on võimalik koostada vaikimisi ettemaksuarveid ning vajadusel saab koostada ka müügiarveid, kreeditarveid ja hinnapakkumisi. Pärast salvestamist liigub arve ise õigele vahelehele.

 

Uut ettemaksuarvet on võimalik lisada, kui valida programmi menüüst Arveldamine > Müügiarved > Ettemaksu arved > Lisa ettemaksuarve.

Avanenud aknas on näha:

Üldandmete all:

•      Tüüp – vaikimisi on tüübiks määratud ettemaksuarve, kuid vajadusel saab koostada ka müügiarvet või hinnapakkumist

•      Välimuse mall – valik erinevate arve mallide vahel. On võimalik Seadistused > üldised seadistused > andmed arvetel alt välja valida vaikimisi mall.

•      Arve kuupäev – kuupäeva saab valida kalendrist või sisestada käsitsi

•      Käibe tekkimise kuupäev – kuupäev, millal tehakse e-arveldajas raamatupidamislik kanne. Saab valida kalendrist või sisestada käsitsi.

•      Valuuta – kui soovitakse ettemaksuarve koostada mõnes teises valuutas, saab siin valida õige valuuta. Pärast valuuta valikut tekib juurde rida „Valuutakurss“ ja „Brutosumma EUR“. Valuutakursi real on näha valuutakurss ja kuupäev, mis seisuga valuutakurss pangast võetakse. Vajadusel on võimalik valuutakurssi muuta, selleks on vaja kustutada automaatselt pakutud kurss ning sisestada vajalik kurss. Sellisel juhul kaob kuupäev ära. Brutosumma EUR real on näha summa eurodes (ei ole muudetav). (Valuutasid saab aktiveerida seadistuse moodulis „Aktiivsed valuutad“ alamoodulis)

•      Nõude konto – konto, millele tekitatakse nõue

•      Märgi makstuks – märgitakse, kui arve on juba laekunud.

Makse konto reale tuleb valida, kuidas arve laekus: sularahas, arveldusarvelt või kajastatakse tehingut aruandvate isikutega.

Makse kuupäeva lahtrisse lisatakse automaatselt arve koostamise kuupäev, mis on muudetav.

Selleks, et valikusse ilmuks ka võimalus märkida arve tasutuks pangakontolt, tuleb eelnevalt seadistuste moodulis see aktiveerida. Selleks tuleb minna Seadistused > Üldised seadistused > Tarkvara seadistused > Muuda > valida„Arvete pangaülekandega makstuks märkimine lubatud“ ning salvestada. 

•      Ettemaksuarve sisaldab kutse- või ametisaladust – Selle valikuga tehtud arvet ei pea deklareerima KMD INF’is ning seda ei võeta KMD INF’i koostamisel arvesse.

See valik ilmub ettemaksuarvetele alles siis, kui on see aktiveeritud seadistuste alt. Seadistused > üldised seadistused > tarkvara seadistused > muuda > teha linnuke valikule „Müügiarve sisaldab kutse- või ametisaladust“ ning salvestada. 

•      Ühendusesisene käive – Ühendusesisese käibe valiku korral saab ettemaksuarvele lisada vaid tooteid, millele rakendub 0% KM või mis on käibemaksuvabad. Arved, millel on ühendusesisese käibe valik märgitud, kajastatakse tarkvara poolt automaatselt VD/VDP deklaratsioonil. Ühendusesisese käibe valikuga tuleb ära täita ka Kliendi KMKR nr. Kui see on kliendi kaardil täidetud, siis täitub siin see automaatselt. Selle rea täitmisel tekib võimalus ka kontrollida sisestatud KMKR numbrit. Ühendusesisese käibe valiku tegemisel on võimalik lisaks teha valikud:

•      Paigaldamine toimub teises liikmesriigis

•      Kolmnurktehingus edasimüüja

Antud valikut kuvatakse ainult ühingule, mis on käibemaksukohustuslane.

 

Kliendi all:

•      Klient – kohustuslik väli. Klienti saab valida nimekirjast otsides või rippmenüüst. Uut klienti saab lisada nupuga „Uus klient“. Juhul, kui kliendi kaardil on ära märgitud tähtaeg/päevades, viivise % päevas ning ettemaksuarve viitenumber, siis pärast kliendi valikut täituvad need kohad ise automaatselt, kuid neid on võimalik arvel ka käsitsi muuta. Kui kliendi kaardil täidetud tähtaeg/päevades ja viivise % päevas erinevad valitud arve mallil olevatest, siis kuvatakse ettemaksuarvel kliendi kaardil olevad andmed.

•      Käibe tekkimise riik – võimalik rippmenüüst valida käibe tekkimise riik. Vaikimisi on valitud Eesti. 

•      Arve number – võimalik valida arve numbri seeriad. Arve numbri seeriad on võimalik lisada valides menüüst Seadistused > Üldised seadistused > Arve numbri seeriad > Lisa uus kirje. Kui olete arve numbri seeria kaardile lisanud ka maksetähtaja päevades ning viivise % päevas, siis need andmed kuvatakse ettemaksuarvel, kuid kui kliendil on märgitud oma maksetähtaeg ja viivise %, siis vahetatakse ettemaksuarvel sisestatud andmed kliendi kaardil märgitud andmete vastu välja.

•      Viitenumber – soovituslik väli. Viitenumbri märkimisel suudab tarkvara automaatselt siduda panga väljavõttest võetud laekumise vastava ettemaksuarvega. Kui kliendi kaardil on sisestatud viitenumber, siis see täitub automaatselt.

•      Tähtaeg/päevades – kohustuslik väli, täidetakse arve numbri seeria järgi, kuid kui kliendil on märgitud oma maksetähtaeg, siis vahetatakse ettemaksuarvel sisestatud andmed kliendi kaardil märgitud andmete vastu välja.

•      Viivise % päevas – kohustuslik väli, täidetakse arve numbri seeria järgi, kuid kui kliendil on märgitud oma viivise %, siis vahetatakse ettemaksuarvel sisestatud andmed kliendi kaardil märgitud andmete vastu välja.

•      Sisemine kommentaar – kuvatakse nimekirjades arve nimetuse juures rohelise hüüumärgiga. Sisemist kommentaari saab kasutada ettevõttesiseste märkuste tegemiseks ja sisestatud infot on näha arve vaates, seda ei kuvata kliendile saadetavale arvele.

•      Lisainfo kliendile – kuvatakse kliendile saadetaval müügiarvel

Toote/teenuste all:

On võimalik lisada uut toodet vajutades nupule „Lisa toode“. Toote/teenuse rida on võimalik kustutada vajutades rea lõpus oleva risti peale. Toote/teenuse rea lisamine on kohustuslik. Lisa toote/teenuse rida on võimalik lisada vajutades nupule „Lisa toote/teenuse rida“.

Toote/teenuse osa koosneb kahest vahelehest: allahindlus ja tulemusüksused.

Allahindluse vahelehelsaab sisestada toote/teenuse nimetuse, nimetus arvel, kogus, ühik, ühiku netohind, allahindluse %, allahindlus kokku, neto kokku ja KM%. Toote/teenuste nimetust on võimalik sisestada otsides või valides toote/teenuse rippmenüüst.

Tulemusüksuse vaheleht– on müügiarvetes nähtav siis, kui on eelnevalt tulemusüksuste alammoodul aktiveeritud ja tulemusüksused lisatud. Seda saab teha: Seadistused -> Üldised seadistused -> Tarkvara seadistused -> Muuda -> reale „Tulemusüksuste moodul aktiveeritud“ teha linnuke.

 

Pärast nõutud lahtrite täitmist tuleb vajutada nupule „Salvesta“ või „Salvesta ja kinnita“ .

Salvestatud ettemaksuarve puhul veel kandeid ei looda. Salvestatud olekus ettemaksuarvet ei ole võimalik leida tasumiste/laekumiste moodulis arve sidumiseks. Salvestatud ettemaksuarve vaateaknas on võimalik arvet kinnitada, muuta, teha koopiat ja kustutada.

Salvestatud ettemaksuarve vaateaknas on näha:

•      Arve üldandmed: arve kuupäev, käibe tekkimise kuupäev, brutosumma, arve fail (on näha müügiarve PDF failina), olemasolev paberarve failina (on võimalik üles laadida varasemalt koostatud arve)

•      Kliendi andmed: klient, käibe tekkimise riik, arve number, viitenumber, tähtaeg/päevades, viivise % päevas.

•      Toote/teenuse read: kuvatakse müügiarvel sisestatud toote/teenuse read

 

Kinnitatud ettemaksuarve puhul kandeid ei looda. On võimalik saata kliendile digiarvena või e-mailile, teha koopiat ja tühistada kinnitust.

Kinnitatud ettemaksuarve vaateaknas on näha:

•      Arve üldandmed: arve kuupäev, käibe tekkimise kuupäev, brutosumma, arve fail (müügiarve PDF failina), olemasolev paberarve failina (on võimalik üles laadida varasemalt koostatud arve)

•      Kliendi andmed: klient, käibe tekkimise riik, arve number, viitenumber, tähtaeg/päevades, viivise % päevas.

•      Toote/teenuse read: kuvatakse müügiarvel sisestatud toote/teenuse read

•      Arve väljasaatmised – kui arve oli välja saadetud kliendile, siis selles vaheosas on näha saatmise viis, saatmise aeg, saatja nimi, saaja andmed (ettevõtja nimi, e-posti aadressid, digiarve puhul ka operaator) ning arve väljasaatmise olek (välja saadetud/tagasi lükatud) kuupäevaga ja kellaajaga. Seda lõiku näidatakse ainult siis, kui arve on saadetud kliendile digiarvena või e-posti teel.

•      Tulevaste perioodide tulud – tulusid saab jagada tulevastele perioodidele. Vajutades nupule „Periodiseeri“ tuleb valida perioodiks vajalik kuu ja aasta, seejärel tuleb vajutada nupule „Edasi“. Automaatselt on avanevas aknas arve summa jagatud võrdseteks osadeks, kuid vajadusel saab perioodidesse jagatavat summat käsitsi muuta. Pärast seda tuleb vajutada nupule „Salvesta“. Nüüd on näha lõigus „Tulevaste perioodide kulud“ arve jagamist perioodide vahel ning lõigus „Kanded“ on näha perioodilisi kulukandeid. Tegu ei ole laenu/liisinguga – arve eest tasutakse täies ulatuses, kuid see tulu jaotatakse mitmeks perioodiks, mille vältel seda ka kajastatakse. Tulevaste perioodide kulusid tuleb jagada vastavalt tulude ja kulude vastavuse printsiibile https://www.riigiteataja.ee/akt/962347?leiaKehtiv§16 p.6

•      Laekumised ja tasaarveldamised – näidatakse laekumisi ning tasaarveldamisi. Olemasolevaid on võimalik avada, vajutades rea lõpus sõnale „vaata“

•      Kanded – raamatupidamislikud kanded, mis on koostatud vastava arve kohta. Olemasolevaid kandeid on võimalik avada, vajutades rea lõpus sõnale „vaata“

 

Kinnitatud ja laekunud/osaliselt laekunud ettemaksuarve puhul tehakse raamatupidamislikud kanded. On võimalik saata kliendile digiarvena või e-mailile, teha koopiat, luua kreeditarvet ja tühistada kinnitust. Ettemaksuarvetel on võimalik kreeditarvet lisada ainult laekunud staatuses ettemaksuarvetele.

Kinnitatud ja tasutud ettemaksuarvetes on näha:

•      Arve üldandmed: arve kuupäev, käibe tekkimise kuupäev, brutosumma, märgitud makstuks (kui oli märgitud otse arvel), arve fail (müügiarve PDF failina), olemasolev paberarve failina (võimalik üles laadida varasemalt koostatud arve)

•      Kliendi andmed: klient, käibe tekkimise riik, arve number, viitenumber, tähtaeg/päevades, viivise % päevas.

•      Toote/teenuse read: kuvatakse müügiarvel sisestatud toote/teenuse read

•      Tulu tulemusüksuste lõikes – seda lõiku kuvatakse siis, kui tulemusüksuste moodul on aktiveeritud ja tulemusüksused lisatud. Tulemusüksuste haldamiseks tuleb vajutada nupule „Halda tulemusüksusi“, sellega avaneb müügiarve tulemusüksuse haldusaken. Avanenud aknas kuvatakse muutmata kujul arve pealt toodet/teenust, tehingu kontot ja summat, neid ei ole võimalik muuta. Projekti, asukohta ning isikut on võimalik muuta/täita rippmenüüst, kus saab valida eelnevalt seadistatud tulemusüksuseid. Salvestamiseks tuleb vajutada nupule „salvesta tulemusüksused“.

•      Loodud kreeditarved – seda lõiku näidatakse ainult siis, kui arve kohta on koostatud kreeditarved. Antud lõigus on näha ettemaksuarvele koostatud kreeditarve, mida on võimalik kreeditarve nimetuse peale vajutades lahti teha. Kreeditarve kohta näidatakse kreeditarve numbrit, kuupäeva, netosummat, brutosummat ja staatust.

•      Arve väljasaatmised – kui arve oli välja saadetud kliendile, siis selles vaheosas on näha saatmise viis, saatmise aeg, saatja nimi, saaja andmed (ettevõtja nimi, e-posti aadressid, digiarve puhul ka operaator) ning arve väljasaatmise olek (välja saadetud/tagasi lükatud) kuupäevaa ja kellaajaga. Seda lõiku näidatakse ainult siis, kui arve on saadetud kliendile digiarvena või emaili teel.

•      Tulevaste perioodide tulud – tulusid saab jagada tulevastele perioodidele. Vajutades nupule „Periodiseeri“ tuleb valida perioodiks vajalik arv kuid ja siis vajutada nupule „Edasi“. Automaatselt on avanevas aknas arve summa jagatud võrdseteks osadeks, kuid vajadusel saab perioodidesse jagatavat summat käsitsi muuta. Pärast seda tuleb vajutada nupule „Salvesta“. Nüüd on näha lõigus „Tulevaste perioodide kulud“ arve jagamist perioodide vahel ning lõigus „Kanded“ on näha perioodilisi kulukandeid. Tegu ei ole laenu/liisinguga – arve eest tasutakse täies ulatuses, kuid see tulu jaotatakse mitmeks perioodiks, mille vältel seda ka kajastatakse. Tulevaste perioodide kulusid tuleb jagada vastavalt tulude ja kulude vastavuse printsiibile https://www.riigiteataja.ee/akt/962347?leiaKehtiv§16 p.6

•      Laekumised ja tasaarveldamised – näidatakse laekumisi ning tasaarveldamisi. Olemasolevaid on võimalik avada, vajutades rea lõpus sõnale „vaata“.  

•      Kanded – raamatupidamislikud kanded, mis on koostatud vastava arve kohta. Olemasolevaid kandeid on võimalik avada, vajutades rea lõpus sõnale „vaata“

 

Ettemaksuarve laekunuks märkimine

Ettemaksuarveid saab laekunuks märkida järgmiselt:

•      Arve peal – „märgi makstuks“ aktiveerimisel avanevad read „Makse konto“ ja „Makse kuupäev“. Makse konto alt on võimalik valida kassa ja aruandvate isikute konto vahel. Juhul kui soovitakse valida laekunuks pangakonto kaudu, on vaja see valik eelnevalt aktiveerida seadistuste alt. Seadistused > üldised seadistused > tarkvara seadistused > muuda >teha linnuke „Arvete pangaülekandega makstuks märkimine lubatud“ ning salvestada.

•      Panga väljavõtte üleslaadimisega – alammoodulis „Laekumised/Tasumised“ all on võimalik üles laadida panga väljavõte. E-arveldaja seob võimalusel ettemaksuarve ning laekumise automaatselt ise. Kui aga ettemaksuarve ning laekumine ei ole automaatselt seotud, jääb laekumine sidumata staatusesse ning tuleb siduda käsitsi. Selleks tuleb sidumata laekumine avada, valida laekumise seoste alt vastav ettemaksuarve, mis laekus ning salvestada ja kinnitada

•      Juhul, kui pangaväljavõtet ei impordita, tuleb laekumine lisada laekumiste/tasumiste moodulis käsitsi vajutades nupule „Lisa käsitsi“. Avanenud aknas täidetakse kohustuslikud andmed ära ja peale „Salvesta“ nupu vajutamist avaneb järgmine aken, kus on võimalik valida kinnitatud ettemaksuarveid.

 

Ettemaksete sidumine laekumisel. Juhul, kui kliendilt on laekunud raha ettemaksuna, saab seda siduda laekumiste/tasumiste moodulis ettemaksukontoga. Selleks tuleb avada sidumata laekumine ning valida kontode nimekirjast sobiv konto, seejärel vajutada nupule „Salvesta ja kinnita“.

 

Ettemaksuarve kustutamine

Salvestatud ettemaksuarvet on võimalik kustutada vajutades ettemaksuarve vaateaknas nupule „Kustuta“. Kinnitatud ettemaksuarvet on võimalik kustutada, vajutades ettemaksuarve vaateaknas nupule „Tühista kinnitus“ ning seejärel nupule „Kustuta“. Kui ettemaksuarvega on seotud kreeditarve, tasaarveldamine või laekumine, siis tuleb eelnevalt need tühistada ja alles siis saab ettemaksuarvet kustutada.

 

Ettemaksuarve kreeditarve sisestamine

Kinnitatud ja laekunud/osaliselt laekunud ettemaksuarve puhul on võimalik luua kreeditarvet tehes ettemaksuarve lahti (vajutades arve nime peale) ning sealt vajutades nuppu „Loo kreeditarve“. Arve tüüp, välimuse mall, klient ning käibe tekkimise riik on automaatselt täidetud väljad ja neid muuta ei saa, ülejäänud lahtrid on muudetavad. Kreeditarveid saab ühe ettemaksuarve kohta koostada vastavalt vajadusele mitu, kuid nende summad ega toote/teenuse kogused ei saa olla kokku suuremad kui esialgsel ettemaksuarvel.

 

Kreedit ettemaksuarvet saab luua osaliselt ja täielikult tasutud arve kohta.

 

•      Kreeditarve luuakse juba eelnevalt tasutud ettemaksuarve kohta – juhul, kui ettemaksuarve on juba tasutud ning kreeditarve koostamisega tekib vajadus kreeditarve summa kliendile tagasi maksta, siis tuleb arveldamise moodulis avada vastav kreeditarve ning vajutada nupule „Loo kreeditarve“, peale seda luuakse kreeditarve, kus on muudetavad osa lahtreid. Peale ettemaksuarve kreeditarve üle vaatamist tuleks see salvestada ja kinnitada. Kui kliendi enamtasutud summa jääb ettemakseks, siis tuleb eelnevalt seotud laekumise kinnitusest avada ning märkida laekumise kontoks ettemaksuarve asemel hoopis konto 2210 „ostjate ettemaksed“. Edaspidi on võimalik peale uue müügiarve koostamist see ettemakse tasaarveldada, selleks tuleb koostada kliendile uus müügiarve/ettemaksuarve, salvestada ja kinnitada ning siduda see ettemakse kontoga läbi tasaarveldamise mooduli > arveldamine > tasaarveldus. Ühelt poolt tuleb valida ostjate ettemakse konto, teiselt poolt koostatud müügiarve/ettemaksuarve ning salvestada ja kinnitada tehing. Sellega vähendatakse ostjate ettemaksu ning muudetakse uus arve tasutuks.

•      Juhul, kui klient ei soovi enammakstud raha jätta ettemaksuks, on võimalik see talle tarkvaras tagastada läbi kliendi andmete kaardi. Selleks tuleb minna Arveldamine > kliendid/hankijad > vajutate kliendi nime peale, vajutate lõigus „Saldod“ nuppu „Tagasta ettemaks“ ning siis koostatakse maksekorralduste moodulisse ettemaksu tagastamise maksekorraldus, mille saate edasi laadida panka ning tasuda.

Peale maksekorralduse tasumist pangas tuleb üles laadida panga väljavõte või lisada käsitsi vastav tasumine tasumiste/laekumiste moodulisse ning vastav tasumine tuleks siduda hankijate ettemakse kontoga. Järgnevalt tuleb kontod 1530 ja 2210 omavahel tasaarveldada vastavas moodulis. Selleks tuleb lisada uus tasaarveldus Arveldamine > Tasaarveldused, sisestate summa, tasaarveldusega seonduva kliendi, tasaarvelduse kuupäeva ja selgituse. Peale uue tasaarvelduse lisamist valite deebetkontoks 2210 – Ostjate ettemaksed, kreeditkontoks 1530 – Ettemaksed hankijatele, ning siis salvestate ja kinnitate tasaarvelduse. Sellise tasaarveldusega vähendatakse mõlema ettemaksukonto jääki vastava summa võrra.

•      Kreeditarve luuakse osaliselt tasutud ettemaksuarve kohta

1.      Kreeditarve summa on väiksem kui arve tasumata jääk – tasumata summa jääki vastava arve kohta vähendatakse kreeditarve summa võrra.

2.      Kreeditarve summa on sama, kui arve tasumata jääk – kreeditarve loomise ja kinnitamisega märgitakse nii arve kui ka kreeditarve tasutuks.